疫情期“在家办公” 关键得做到这3件事
职场
2020/02/02 12:59:21 来源:微信公众号：运营研究社 110004阅读
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2020/02/02 12:59:21 来源:微信公众号：运营研究社 110004阅读
在 1 月 27 日国务院发出延长春节假期通知后，各地政府陆续出台延迟上班通知。
苏州率先要求本地企业开工延迟至正月十七，上海地区、广东地区的企业返工时间不得早于 9 日 24:00……就在昨晚北京也宣布了延迟。
2 月 8 日是阻断疫情传播的关键时间点，不少公司，积极响应政府号召，发布了全员内部邮件推迟返工时间，更有公司直接放到了 3 月 15 日。
延长假期是为了控疫，但社会不能停转。
我们发现，不少企业的假期延长通知里边都有一条加粗说明：在家办公。目前来看， 疫情要是能如期控制，2 月 3 日-2 月 7 日在家办公，2 月 10 日复工成了巨大多数公司的主流选择。
那么问题来了，平日在办公室里都有可能焦头烂额，远程协同办公要怎么保证产出呢？对企业来说，组织不好协同办公，相当于白白浪费了 10 天时间，对于员工来说，做不好在家办公，相当于没给今年的工作开个好头。
接下来 10 天左右的在家办公，你知道怎么应对没？
一
对于习惯了在同一空间办公的企业和员工来说，远程办公的高效配合问题，不是安装一个企业微信、阿里钉钉、飞书就能够解决。
你面临的远程办公问题，不在于公司选择的协同办公工具，也不在于个人自觉性高低。
远程办公效率的高低考验的是企业的组织能力。
对于拥有组织能力的企业来说，在家办公的效率不是问题，依然可以让业务快速增长。比如最近朋友圈有篇热传的文章《17年前阿里全员隔离，马云是怎么熬过非典的》，就是在讲阿里巴巴在面临全员都被隔离，400 多位员工都在家办公的情况下，怎样依靠组织能力，不仅避开了业务灾难，还推出了杀手级产品淘宝。
相反的，对于当下业务模拟两可，职责不清的中小企业和新业务部门来说，远程办公可能会要了它的命。同时，对于身处其中的人来说，延长的假期会是一种煎熬。
如果此刻你对自己接下来，如何开展远程办公，还一脸懵逼，但又想在 2020 年为自己开个好头，按照下面我要提的一些建议，相信即使是临时抱佛脚也可以帮助到你。
二
刚刚，我提到远程办公效率的高低看的是组织能力。想要扛住远程办公对自己的考验，当下最关键的是做到围绕业务进行人员（精力）分配与人效管理。
看不太懂？没关系，简单来说就是做到 3 件事。
第一件事是梳理出可以继续推进业务。
受当下肺炎疫情影响，有些行业受到了严重打击，餐饮、酒店、旅游、线下教育、线下商场，甚至包括珠宝奢侈品、肉制品消费等等，在 Q1 季度收入基本腰斩。
就算你不在这些受影响最严重的行业，也会有很多业务是不能落地的，尤其是需要聚集人群才能够交付的服务。比如，运营研究社在 2 月底计划开展的开年大课，我是会将它列为暂缓业务，会议型业务预计最早要到今年 4-6 月份才能够复苏。
不能做的业务，就别铺人力上去了，根本没有人效可言。建议你也去排查下，哪些业务是需要暂缓的，哪些业务是如期上线的，远程协同办公第一件事，就专门拿它们出来讨论。
围绕可落地、有产出业务进行推进，工作产出有了 60% 以上的保证了。
第二件事是提升远程办公的主动性。
远程办公在开展中一个最棘手的问题是，我们不知道同事们是否在线，是否可以及时的配合到自己的工作。
如果你的公司对每个同事有明确的业绩考核，其实大家远程办公的主动性应该是可以保障的，但是，据我所知很多中小企业都是老板来主观做员工价值评判的，很多岗位其实是没做到责任到人的，运营就是一个典型代表。
对于没背 KPI 的岗位，我们怎么样提升远程办公的主动性呢？
一个快速有效的，也推荐大家日常养成的办法——写日报。
用日报的方式对我们来说，可以很好的督促自己的工作，对公司来说，可以很好的知晓每个员工的工作清楚，部门之间也可以更好的做配合。
简单说一些日报的内容设置技巧，它作为一天工作的总结，需要包含的今日数据结果、今日工作细项、明年工作安排，以及当下业务遇到的难题。日报抄送给主管，中小企业非常时期也可以抄送给老板。
写日报最笨的方法，也是提升主动性最快的捷径。
第三件事是避免来回的无效沟通。
越是重要的工作，越是需要多人的配合。如果现在你手上做着对公司来说非常重要的工作，那么，远程办公就非常考验你的项目管理能力了。
我发现很多人在项目管理，在与同事沟通配合时，给到的都是目标，而且属于边界模糊的目标。
比如运营跟设计同学说，我要一张用于朋友圈宣传的海报。这就是一个非常模糊的目标，在线下来来回回沟通需要 1-2 天才能够做到的，如果线上用这种方式沟通的话，可能需要 2-4 天甚至更久，效率非常低。
所以，我的建议是，无论你团队管理者，还是一线员工，在做沟通时，要把目标拆解成一个个任务。
每个任务除了要给到具体文字说明、完成时间，还要给到任务背景描述，如果能够给到一个参考方向和标准就更好了。
写文章， 你要给到配合同事文章框架，做海报，你要给到配合同事海报文案（视觉参考），做活动，你要给到配合同事分工甘特图.....
三
远程办公，免不了需要一些工具。自从国务院宣布延长假期，一些提供远程协作办公软件的企业，争先恐后的宣布对外开放免费服务项目，为大家“在家办公”提供技术支持。
阿里钉钉、企业微信、美团大象、头条飞书、石墨文档、小鱼易连，你能够想到的都来了。
到底选择哪个工具来协同办公呢？
我的观点是“要建一套房子，别造一个衣架”。
远程办公效率的高低看的是组织能力，然而，很多工具都仅仅只是在解决单点的远程协同问题。目前，能够倒逼你建立组织能力，帮助你为企业在线上“建一套房子”的办公软件是企业微信、阿里钉钉、头条飞书。
它们是基于腾讯、阿里、头条的这三家优秀的互联网企业，组织能力实践沉淀来的远程办公协作软件。
不仅都有部门设置、在线沟通的基础功能，还有很多配套的在线协同办公工具，什么视频会议、在线编辑文档、日报汇总、会议通知，你能够想到的远程办公功能，基本都覆盖到了。
关于 3 款协同办公软件的选择，我推荐有两个决策维度，第一，这 3 个协同办公软件对应的是三个当下非常重要的平台，你当下或者将来想要在哪个商业操作系统上深耕；第二，这 3 个协同办公软件对应的是三家当下非常优秀的企业，你当下或者将来想要拿哪家企业当作自己的标杆。
只要你的员工数量超过 20 个人，不管你最终选择哪个，今天你都是对的。
四
在线办公的问题，不在于办公工具，也不在于员工自觉性，而是在于企业的组织能力。
身处在一个有组织能力的企业里，个体想要偷懒都难。
参考本文提到的梳理重点落地的业务、通过日报（或者晨会）的方式解决员工在线问题；将目标拆解成任务、且给到参考方向，配合阿里钉钉、企业微信、头条飞书等工具，基本上你的在线办公效率就稳了。
2020 年疫情开局，中小企业会更难。希望今天这篇远程办公的文章，可以帮助你和团队达成一些工作上的共识，共度当下难关。
