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疫情期“在家办公” 关键得做到这3件事

职场 2020/02/02 12:59:21  来源:微信公众号:运营研究社

在 1 月 27 日国务院发出延长春节假期通知后,各地政府陆续出台延迟上班通知。

苏州率先要求本地企业开工延迟至正月十七,上海地区、广东地区的企业返工时间不得早于 9 日 24:00……就在昨晚北京也宣布了延迟。

2 月 8 日是阻断疫情传播的关键时间点,不少公司,积极响应政府号召,发布了全员内部邮件推迟返工时间,更有公司直接放到了 3 月 15 日。

延长假期是为了控疫,但社会不能停转。

我们发现,不少企业的假期延长通知里边都有一条加粗说明:在家办公。目前来看, 疫情要是能如期控制,2 月 3 日-2 月 7 日在家办公,2 月 10 日复工成了巨大多数公司的主流选择。

那么问题来了,平日在办公室里都有可能焦头烂额,远程协同办公要怎么保证产出呢?对企业来说,组织不好协同办公,相当于白白浪费了 10 天时间,对于员工来说,做不好在家办公,相当于没给今年的工作开个好头。

接下来 10 天左右的在家办公,你知道怎么应对没?


对于习惯了在同一空间办公的企业和员工来说,远程办公的高效配合问题,不是安装一个企业微信、阿里钉钉、飞书就能够解决。

你面临的远程办公问题,不在于公司选择的协同办公工具,也不在于个人自觉性高低。

远程办公效率的高低考验的是企业的组织能力。

对于拥有组织能力的企业来说,在家办公的效率不是问题,依然可以让业务快速增长。比如最近朋友圈有篇热传的文章《17年前阿里全员隔离,马云是怎么熬过非典的》,就是在讲阿里巴巴在面临全员都被隔离,400 多位员工都在家办公的情况下,怎样依靠组织能力,不仅避开了业务灾难,还推出了杀手级产品淘宝。

相反的,对于当下业务模拟两可,职责不清的中小企业和新业务部门来说,远程办公可能会要了它的命。同时,对于身处其中的人来说,延长的假期会是一种煎熬。

如果此刻你对自己接下来,如何开展远程办公,还一脸懵逼,但又想在 2020 年为自己开个好头,按照下面我要提的一些建议,相信即使是临时抱佛脚也可以帮助到你。


刚刚,我提到远程办公效率的高低看的是组织能力。想要扛住远程办公对自己的考验,当下最关键的是做到围绕业务进行人员(精力)分配与人效管理。

看不太懂?没关系,简单来说就是做到 3 件事。

第一件事是梳理出可以继续推进业务。

受当下肺炎疫情影响,有些行业受到了严重打击,餐饮、酒店、旅游、线下教育、线下商场,甚至包括珠宝奢侈品、肉制品消费等等,在 Q1 季度收入基本腰斩。

就算你不在这些受影响最严重的行业,也会有很多业务是不能落地的,尤其是需要聚集人群才能够交付的服务。比如,运营研究社在 2 月底计划开展的开年大课,我是会将它列为暂缓业务,会议型业务预计最早要到今年 4-6 月份才能够复苏。

不能做的业务,就别铺人力上去了,根本没有人效可言。建议你也去排查下,哪些业务是需要暂缓的,哪些业务是如期上线的,远程协同办公第一件事,就专门拿它们出来讨论。

围绕可落地、有产出业务进行推进,工作产出有了 60% 以上的保证了。

第二件事是提升远程办公的主动性。

远程办公在开展中一个最棘手的问题是,我们不知道同事们是否在线,是否可以及时的配合到自己的工作。

如果你的公司对每个同事有明确的业绩考核,其实大家远程办公的主动性应该是可以保障的,但是,据我所知很多中小企业都是老板来主观做员工价值评判的,很多岗位其实是没做到责任到人的,运营就是一个典型代表。

对于没背 KPI 的岗位,我们怎么样提升远程办公的主动性呢?

一个快速有效的,也推荐大家日常养成的办法——写日报。

用日报的方式对我们来说,可以很好的督促自己的工作,对公司来说,可以很好的知晓每个员工的工作清楚,部门之间也可以更好的做配合。

简单说一些日报的内容设置技巧,它作为一天工作的总结,需要包含的今日数据结果、今日工作细项、明年工作安排,以及当下业务遇到的难题。日报抄送给主管,中小企业非常时期也可以抄送给老板。

写日报最笨的方法,也是提升主动性最快的捷径。

第三件事是避免来回的无效沟通。

越是重要的工作,越是需要多人的配合。如果现在你手上做着对公司来说非常重要的工作,那么,远程办公就非常考验你的项目管理能力了。

我发现很多人在项目管理,在与同事沟通配合时,给到的都是目标,而且属于边界模糊的目标。

比如运营跟设计同学说,我要一张用于朋友圈宣传的海报。这就是一个非常模糊的目标,在线下来来回回沟通需要 1-2 天才能够做到的,如果线上用这种方式沟通的话,可能需要 2-4 天甚至更久,效率非常低。

所以,我的建议是,无论你团队管理者,还是一线员工,在做沟通时,要把目标拆解成一个个任务。

每个任务除了要给到具体文字说明、完成时间,还要给到任务背景描述,如果能够给到一个参考方向和标准就更好了。

写文章, 你要给到配合同事文章框架,做海报,你要给到配合同事海报文案(视觉参考),做活动,你要给到配合同事分工甘特图.....


远程办公,免不了需要一些工具。自从国务院宣布延长假期,一些提供远程协作办公软件的企业,争先恐后的宣布对外开放免费服务项目,为大家“在家办公”提供技术支持。

阿里钉钉、企业微信、美团大象、头条飞书、石墨文档、小鱼易连,你能够想到的都来了。

到底选择哪个工具来协同办公呢?

我的观点是“要建一套房子,别造一个衣架”。

远程办公效率的高低看的是组织能力,然而,很多工具都仅仅只是在解决单点的远程协同问题。目前,能够倒逼你建立组织能力,帮助你为企业在线上“建一套房子”的办公软件是企业微信、阿里钉钉、头条飞书。

它们是基于腾讯、阿里、头条的这三家优秀的互联网企业,组织能力实践沉淀来的远程办公协作软件。

不仅都有部门设置、在线沟通的基础功能,还有很多配套的在线协同办公工具,什么视频会议、在线编辑文档、日报汇总、会议通知,你能够想到的远程办公功能,基本都覆盖到了。

关于 3 款协同办公软件的选择,我推荐有两个决策维度,第一,这 3 个协同办公软件对应的是三个当下非常重要的平台,你当下或者将来想要在哪个商业操作系统上深耕;第二,这 3 个协同办公软件对应的是三家当下非常优秀的企业,你当下或者将来想要拿哪家企业当作自己的标杆。

只要你的员工数量超过 20 个人,不管你最终选择哪个,今天你都是对的。


在线办公的问题,不在于办公工具,也不在于员工自觉性,而是在于企业的组织能力。

身处在一个有组织能力的企业里,个体想要偷懒都难。

参考本文提到的梳理重点落地的业务、通过日报(或者晨会)的方式解决员工在线问题;将目标拆解成任务、且给到参考方向,配合阿里钉钉、企业微信、头条飞书等工具,基本上你的在线办公效率就稳了。

2020 年疫情开局,中小企业会更难。希望今天这篇远程办公的文章,可以帮助你和团队达成一些工作上的共识,共度当下难关。