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岗位说明书的设计与使用

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2021/03/30 来源:原创/潘文富

管理 2021/03/30 11:22:40  来源:原创/潘文富  作者:潘文富

       岗位说明书,也是新员工在入职时,所领到基本文件之一。与内部通用的员工手册所不同的是,岗位说明书是针对某个具体的工作岗位,进行全面说明的书面文件,让新进员工快速了解所在岗位的相关工作情况,尽量缩短员工对工作内容的熟悉时间,尽快上手,压缩作为新员工的负资产状态时间。

       而传统的做法,是让新进员工自己来慢慢熟悉情况,效率低,耗费时间长,甚至,还没等新员工完全熟悉情况,人家已经辞职不干了。所以,得要给予新员工明确的书面说明文件,并且是每个岗位都应该有对应的岗位说明书,无论是销售总监、普通业务人员,还是送货车司机,都得有。

       那么,岗位手册里应包括哪些内容呢?

       1. 显示位置

       所谓显示位置,既是显示该岗位在公司组织结构中的位置所在,并标明其上下级的关系结构。

       2. 岗位技术构成

       既是需要具备哪些职业技术,才能有效的胜任这个岗位的工作。可将本岗位所要涉及到的各类职业技术,诸如基础技术、相关知识、专业技术,需要持续提升的技术等等,进行分类列出,让员工以此作为对照,评判自己是否称职,并作为后期自我学习提升的方向指引。

       3. 岗位工作范畴

       本岗位具体需要负责哪些工作,并且,按照工作类型分为主导型工作与配合型工作,按照工作频次可分为日常型工作和偶发型工作。对所涉及到的工作内容,需要说明基本的工作标准与流程。并做岗位工作性质的描述和基本工作原则的说明。

       4. 工作时间说明

       工作时间可分为以下几种情况:

       A:上下岗检查清单。

       即是每天上班时,首先要安装执行的工作,类似司机每天开车前,先绕车检查一周,看看轮胎,打火后看看油箱油量,是否有故障灯。下班也是如此,也得有一个对应的执行工作清单,哪些东西要收纳到位,哪些设备要关机,然后才能下班走人。

       B:每天都需要处理的固定工作。

       C:每月的某个固定日期需要处理的工作。

       5. 与其他岗位或工作之间的关联关系

       在工作中,本岗位经常与其他岗位之间所发生的联系,或是某类本岗位主导的工作,需要涉及到其他岗位的配合,或是其他岗位所主导的工作,需要本岗位进行相关配合的。

       6. 岗位的异动

       即是本岗位可能会出现的异动情况,例如平级调动、向上调动、向下调动等调动情况分别是怎么样的,尤其是这个岗位未来可以晋升的职务空间。当然,这个也得包括公司可能会安排的应急支援工作。

       7. 本岗位所涉及到的各类权限与费用标准

       公司所授予的各类职务权限,例如费用审批权限、物品的使用权限、可以直接决定的事务申请、可以调派的人事命令等等。分配使用的公司物资,及相关的办公待遇和费用情况,例如每月的客情费用、车辆使用费用、出差的住宿费用、补助标准、交通费、手机费、误餐费等各类费用的报销额度。

       8. 案例说明

       通过形象生动的现实案例,说明该岗位的重要性和优秀人物,在本岗位上所创造的价值和业绩记录,所取得的荣誉等内容。此岗位说明书在起草和使用过程中,还应注意以下几点:

       1. 岗位手册可不必等员工正式入职以后再给,在面试阶段,或是处于筹备状态就可给予。早点让员工熟悉该岗位的相关工作情况,明白自己该干什么,免得在正式入职后,产生落差感;

       2. 各类岗位手册在公司内部可让员工自由领取,除本岗位的情况熟悉外,也鼓励员工多了解其他岗位的工作情况,为后期内部调动打好基础;

       3. 在员工晋升之前,需要提前将即将晋升的岗位说明书学习完毕,在晋升上岗前就全部熟悉情况;

       4. 岗位工作说明书,也可以作为内部惩处的依据,既然在岗位工作说明书里已经有明确说明,再出现明知故犯,或是互相扯皮的情况,也有个对照的依据。岗位说明书编撰完成之后,有几种使用场景:

       一、新员工入职。在正式入职之前,就把岗位说明书给到新员工,让其在入职之前进行自我学习,这样不占用正式入职之后的工作时间。

       二、公司原本没有岗位说明书,或是原有岗位说明书内容老化的,在进行岗位说明书增补更新之后,若是直接给到当前员工,有可能有些员工压根不看,原来怎么干还是怎么干,或是觉得内容太多太复杂,要求太高,从而产生些抵触情绪。这就需要进行分拆,按照一定的次序,一个环节一个环节的给:

       1.上下岗检查工作清单(这个最简单)。

       2.例行重复工作说明(每天的主要工作)。

       3.与其他岗位配合情况(避免扯皮)。

       4.全部工作范畴(汇总说明,避免后期再说有加工作量的嫌疑)。

       5.岗位职业技术(基于实际工作,再对照自己的实际职业技术结构)。

       6.岗位异动(给希望)。

       7.岗位权限(权利标尺)。