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时间管理一分钟法则

职场管理 发表时间:2019/7/31 9:38:41  来源:hizcn.com  

如何打造自己的时间管理系统?以下,Enjoy:


01 强化时间感,提升对时间的敏感度


你有没有那种感觉,每天下班后,瘫在床上刷手机时间常常不知不觉就过去两三个小时。你很容易就晚睡,然后第二天又昏沉沉地陷入恶性循环。


这都是对时间流逝的感知能力不强,是无法高效利用时间的第一大障碍。


所有高效使用时间的人,总能敏感地感觉到时间流逝。在他们眼中,哪怕是一分钟,都可以做很多事情,每一分钟都充满了无限可能性。


所以要想提高时间使用效率,那你最应该先做的事情,就是强化自己的时间感,提升自己对时间的敏感度。


分享四个方法:


1. 一分钟法则 


“一分钟法则”建议整体改变的你时间单位,把一天24小时,换算成1440分钟。从而刺激你对事件的敏感性,同时也可以让你更重视每一分钟的使用。


那你可能会好奇,为什么不是把一天按小时或者秒来计算呢?因为秒流逝的过程非常快,小时又非常慢,相对而言,只有对分钟你的感受能力是最强的。


一旦你开始重视起每一分钟,你管理起时间也就变得更容易。


2. 要事原则


要事法则其实就讲了一件事情:时间管理在于优先。


很多人喜欢把自己的日程表塞满,但精英人士总是优先思考任务的价值,以及待办事项的优先权。


美国女子足球队的冠军守门员布里亚娜·斯卡莉曾说,她会在奥运会的前6个月里,把一切都跟得到金牌这件事挂钩。


在做任何事之前,她都会问自己,这件事情能帮助我得到金牌么?如果答案是能,她就会将所有的时间和精力都集中在这件事情上。如果不能,她就会果断放弃这件事。


另外,你一定要好好利用早上的两个小时,用早上最高效的两小时来完成一天中最重要的事情。一定不要用到不重要的事情上,比如回复邮件、签收订单、整理办公桌等等。


因为心理学家研究发现,绝大多数人都是在这个时间段里,大脑的工作效率最高,我们应该坐到办公室里,把手机调成静音,关掉社交软件,然后专心致志地投入到那件最重要的事情上。


3. 二八法则


什么是二八法则呢? 


著名意大利经济学家帕雷托偶然发现,在他的花园中,80%的健康豌豆荚是从 20%的豌豆植株上收获的。


这个发现引起了他对不均匀分配的思考,比如 80%的土地为20%的人口所拥有,80%的财富被20%的人所垄断等等。这就是著名的二八法则,也被称为帕雷托法则。


我们不要想着怎么把24小时全部充分利用起来,而是去寻找捷径,分辨出哪些事情能带给你超额回报。


你可以把手头自己的事情全部都列出来,仔细观察所有的事项,思考做哪些20%的事情,可以撬动剩下的80%。


比如大家都知道,我现在写一篇文章文章普遍都要花8小时以上,同时也要花时间处理文章排版、开白名单、各个平台的内容分发,还要负责很多商务工作。


在这里面写文章当然是核心工作,但是处理各种杂事反而占去了我大量时间。


于是我就请了一个助理,让她帮我处理这些杂务。


这样我就完全可以更专心地去处理最重要的事情,虽然需要花一点钱,但是每天可以省去我4小时左右,而且大家也都看到了这一年多以来,我们的排版、制作精美了不止一个数量级。


二八法则是要求我们学会适当地“偷懒”。


当然这并不是真的让你去偷奸耍滑,而是指合理地进行取舍和分配,尤其是在多项工作同时进行的时候,更要识别出最有价值的那20%,并以此为工作重心。


4. 拒绝法则


就是对于那些不是工作重心的80%,要懂得说“不”。


巴菲特曾说过,“成功人士和非常成功的人士之间的区别就在于,非常成功的人士几乎对所有事情都会说不”。


其实大多数情况下,我们都知道对于自己来说最重要的事情是什么,但就是过不了情感那一关。


有研究表明,知识工作者平均有41%的时间都花在了自己并不想做的事情上,这些事情本来是可以安排给别人做的。


一方面,很多人认为忙碌起来,会让自己觉得自己很有充实感;另一方面,拒绝别人的时候,很多人会有内疚感。


其实只需问自己几个简单的问题,比如哪些工作是我可以完全不做?


哪些工作是可以拒绝的?


哪些工作是可以分派或者外包出去的?


就能节省出相当多的时间。


02 分秒必争如何降低时间损耗?


1. 任务清单正在误导你 


现在很多人特别喜欢任务清单,就是把每天的要做的事都罗列出来,完成一件,勾掉一件。


但我发现,成功人士的第一个时间管理法则,就是丢掉任务清单。


“乔布斯难道会制定一个任务清单,然后不停打钩?”。 


弗罗里达州立大学的研究者表明,那些清单上未完成的任务,会给制定者造成精神上的紧张感,列满代办事项的清单本只会告诉你“你还有很多事情没有做”,使你压力倍增。


而且任务清单不能将任务进行重要性区分,因此当你看了单子之后,你更有可能去选择那些快速、简单的任务,而不是重要的任务。


所以更好的做法是,将任务安排在日程表上,同时按照重要的程度进行排序。你完全可以按照重要性从头到尾进行工作,也能为各项任务准确划分开始和完成的时间,解放你的大脑,帮你减轻压力。


2. 给自己设置工作主题日 


你还可以利用设定主题日的方式,来提高自己管理时间的效率。比如,安排每隔两天进行“一对一会议日”;每个月5、15、25为“无会议日”等等。


推特的联合创始人杰克·多西说,有段时间他要在两家公司全职工作,一天需要工作16小时,他的高效秘诀就是规定每天的主题。


周一他会专注于管理和运营;


周二则主要关注产品;


周三关注市场营销、沟通交流和发展等等,尽管这期间他也会受到突发事件的干扰,但在快速处理这些干扰后,他依旧会按照自己的主题日计划进行。


3. 用“记笔记”管理时间 


除了日历以外,记笔记也是一个很好的时间管理方法。在这个信息爆炸的时代,绝大多数信息都没有什么价值,却在不停地分散我们的注意力,浪费时间。


用纸质笔记本记笔记,把你零碎的想法记录下来,而不是让零碎的想法浪费你的时间,同时还能够把你的优质想法沉淀下来。


笔记本就好比你大脑外接u盘,在上面记录得越多,就会有越多的精力去处理其他信息,提升思考效率。


4. 高效处理外部信息,提升时间利用效率 


我们还可以通过高效处理外部信息来管理时间。


在现代职场中,处理外部信息如邮箱和微信、QQ 信息,会占用我们大量时间。


著名咨询公司麦肯锡调查现实,现代白领每天要花费2.6个小时在处理邮件上,这占据每天工作时间的25%以上。


想把这些时间夺回来,我们要快速地从一大堆邮件和微信中捕捉最有效的信息,避免过度干扰。


具体可以采取以下几个办法:


取消广告邮件,关闭所有的邮件消息提醒,因为邮件并不是一种很紧急的沟通形式,消息提醒会干扰你的注意力;


每小时只检查一次微信,只在规定时间内检查微信,确保自己精力集中,不受干扰;


写邮件和信息也一定要简短,这样既尊重别人的时间,也尊重自己的时间;


尽可能不要给别人发微信语音,防止自己信马由缰的说话,也防止浪费别人时间:每次点开邮件或信息就做及时处理,因为这次不处理的话,下次再点开,你又要再读一遍,耗费了多读一遍的时间。


通过管理节省下来的时间,可以称之为“自我时间”,最好利用这部分时间可以用来提升一整天的幸福感。


那些取得辉煌成就的人每天都有一定的自我时间,比如享受早餐、做运动、冥想或者读书,他们会选择在这段时间里充分调整自己的状态。


03 如何打造自己的时间管理系统?


这里需要提到E-3C系统,这个系统能帮助你快速行动起来。


1. 如何管理你的精力?


这里的E是Energy,也就是精力管理系统。


精力,你也可以理解为一种能量,包括我们的情绪能量、体力能量、思维能量等等。我们的时间是固定的,但我们生产效率是可变的,管理精力就是提高生产效率的秘诀。 


研究表明,我们的精力不是持续不变的,而是会随着使用衰减。


那要如何一直保持旺盛的精力呢?


办法很简单,那就是保证充足的睡眠,尽量可能的少饮酒、多喝水、坚持运动,定时休息。


有一位叫莫妮卡的作家,她经过努力,把写作速度从每小时600字,大幅度提高到了每小时3500字。进步是非常惊人的,相当于把工作效率提高6倍。


她的秘诀是什么呢?


就是每工作25分钟后,就休息5分钟。这个方法看起来很简单,却就能保证在一天之中,能有更长时间的拥有充沛的精力。


有时候,她还会将写作方式从键盘打字换成口述,用来缓解手指和手腕的不舒服。


通过这些改变工作习惯的方法,可以让她长时间稳定地输出。想要做到高效,不仅要做好时间管理,更要做好精力管理。


2. 如何保持专注,打败拖延症?


E-3C系统里的3C是指Capture、Calendar、Concentrate,翻译成中文是捕捉、日历和专注。


捕捉的意思是利用笔记本随时捕捉新思路,把大脑的负荷转移到笔记中去。


日历是指通过设计日程和主题日来进行时间管理。前两者我们已经介绍过了,我们重点关注一下如何保持专注。


不专注的人最明显特征就是拖延,明明可以1小时搞定的工作,常常要花一天才勉强做完。想要变得专注,节约出更多的时间,就必须打败拖延症。具体怎么做呢?


1. 多考虑拖延带来长远后果 


你可以设想,假如你现在逃避繁重的任务,而去追求一时的愉悦,那在将来的某个时刻,你会因为此受到什么样的惩罚。


2. 积极地进行心理暗示 


不断强调你现在所做的事情对实现目标的重要性,从源头杜绝拖延症。


3. 给自己一个明确截止时间 


当没有截止期时,你总会觉得还有很多时间去处理任务,就会放纵自己。


比如Facebook首席运营官桑德伯格,她每天下午5点半,都会准时下班回家吃饭,这并不代表她不热爱工作,而是这样做能使她在上班时间里高度专注。


4. 抱着“凡事只做一次”的心态,也更容易自己专注其中 


很多时候我们不能一次性把事情做好,结果就是反反复复地修改,自然极其浪费时间。


掌握了这些法则,相信可以让你每天多出几十分钟甚至几个小时的时间,并且拥有更好的精神状态。 


没有人的管理时间方式是完全一样的,但是都有可借鉴的地方。


希望你能好好实践,能把这些法则真正应用在实际生活上。


加油。文章来源:微信公众号zchxuexi